Cel
Grupa Kautschuk współpracuje z dostawcami, wykonawcami i partnerami logistycznymi, których wyniki oddziałują na jakość produktów, niezawodność łańcucha dostaw, zgodność z prawem, bezpieczeństwo ludzi oraz wpływ na środowisko. Niniejsze wytyczne definiują sposób przeglądu ryzyk zrównoważonego rozwoju u dostawców oraz sposób postępowania z wynikami kontroli.
Wytyczne uzupełniają nasz Kodeks Postępowania, Politykę Antykorupcyjną, stronę poświęconą środowisku, Politykę Bezpieczeństwa Informacji oraz zobowiązania w zakresie rozporządzenia REACH. Mają one stanowić praktyczne narzędzie zarządzania, a nie uniwersalną listę kontrolną.
Zakres
Wytyczne mają zastosowanie do dostawców i podmiotów świadczących usługi, którzy mogą istotnie wpływać na działalność Grupy Kautschuk, jej produkty lub zobowiązania wobec klientów. Obejmuje to w stosownych przypadkach:
- dostawców surowców i chemikaliów specjalnych;
- dostawców usług produkcji na zlecenie oraz partnerów przetwarzania;
- dostawców opakowań;
- usługodawców magazynowych, transportowych i logistycznych;
- wykonawców gospodarki odpadami i ściekowej;
- pracowni laboratoryjnych, firm doradczych, dostawców usług IT oraz innych podmiotów świadczących usługi z dostępem do poufnych danych lub procesów operacyjnych.
Klasyfikacja dostawców w oparciu o ryzyko
Zakres przeglądu dostawcy zależy od poziomu ryzyka. Rozważane czynniki mogą obejmować krytyczność produktu, profil zagrożenia chemicznym, znaczenie regulacyjne, ryzyko krajowe i sektorowe, wolumen, trudność zastąpienia, wcześniejsze wyniki, ekspozycję środowiskową, dostęp do informacji poufnych oraz historię niezgodności.
Dostawcy mogą być klasyfikowani jako o niższym, średnim lub wyższym ryzyku w celach onboardingu, okresowego przeglądu i planowania kontroli. Dostawcy o wysokim ryzyku mogą podlegać pogłębionej duediligence, dodatkowym żądaniom dokumentacji, kontrolom stacjonarnym lub zdalnym, planom działań naprawczych oraz przeglądom follow-up.
Tematy kontroli i ocen
Kontrole i oceny dostawców mogą obejmować następujące tematy, dostosowane do typu dostawcy i profilu ryzyka:
Jakość i odpowiedzialne zarządzanie produktami
- system zarządzania jakością, kontrole procesów, identyfikowalność i kontrola zmian;
- dostępność i utrzymanie kart charakterystycznych (SDS), kart danych technicznych (TDS), etykiet oraz dokumentacji regulacyjnej;
- bezpieczne obchodzenie się z produktami, przechowywanie, opakowania, klasyfikacja transportowa i kontrole zwalniania produktu do obiegu;
- obsługa reklamacji klientów, gotowość do wycofania produktu z rynku oraz procedury działań naprawczych.
Ochrona środowiska
- zezwolenia środowiskowe, norma ISO 14001 lub równoważne praktyki zarządzania w stosownych przypadkach;
- zużycie energii, możliwości wykorzystania energetyki odnawialnej oraz kontrola emisji;
- korzystanie z wody, oczyszczalnia lub utylizacja ścieków oraz zapobieganie skażeniu gleby lub wód;
- segregacja odpadów, recykling, ponowne użycie opakowań i zgodna z prawem utylizacja odpadów niebezpiecznych;
- zapobieganie wyciekom, ograniczanie ich rozprzestrzeniania się, reagowanie w nagłych przypadkach i raportowanie incydentów;
- ochrona różnorodności biologicznej, obszary chronione lub aspekty lokalnej społeczności dla odpowiednich obiektów lub projektów.
Prawa człowieka, praca i bezpieczeństwo
- zakaz pracy dziecięcej, pracy przymusowej, handlu ludźmi oraz nadużyć związanych z pobieraniem opłat za rekrutację;
- przestrzeganie ustawowych godzin pracy, wynagrodzeń, umów i wymagań w zakresie dialogu społecznego;
- niedyskryminacja, zakaz molestowania oraz dostęp do poufnych kanałów zgłaszania problemów;
- bezpieczeństwo i higiena pracy, szkolenia, osobisty sprzęt ochronny (BHP/OHp), gotowość do reagowania w sytuacjach awaryjnych i bezpieczeństwo podwykonawców.
Etyka biznesu i ochrona informacji
- działania antykorupcyjne, przeciwdziałanie łapówkarstwu, zwalczanie oszustw oraz kontrola konfliktów interesów;
- uczciwa konkurencja i unikanie karteli lub nieuczciwych praktyk rynkowych;
- poufność, ochrona danych, cyberbezpieczeństwo i kontrolowany dostęp do informacji klientów lub przedsiębiorstwa;
- jawne rejestry oraz współpraca w ramach legalnie złożonych żądań dotyczących zgodności z przepisami.
Metody oceny
W zależności od ryzyka i praktycznych możliwości, ocena dostawcy może obejmować kwestionariusze samooceny, przegląd dokumentacji, weryfikację certyfikatów, zdalne wywiady, kontrole próbki, audyty na miejscu, dowody z audytów zewnętrznych firm, audyty na żądanie klienta lub przeglądy wyników oparte na historii jakości, dostaw, zgodności i incydentach.
Kontrole nie ograniczają się do zbierania certyfikatów. Certyfikaty mogą stanowić użyteczny dowód, jednak rozstrzygającym pytaniem jest to, czy dostawca posiada skuteczne kontrole ryzyk związanych z dostarczonym produktem lub usługą.
Działania naprawcze i eskalacja
W przypadkach wykrycia niezgodności Grupa Kautschuk może zażądać planu działań naprawczych z wyznaczeniem osób odpowiedzialnych, terminów docelowych oraz dowodów na ukończenie. Weryfikacja follow-up może obejmować przegląd dokumentacji, dodatkowe próbkowanie, ponowny audyt lub czasowe ograniczenia kwalifikacji.
Krytyczne ustalenia mogą wywołać natychmiastową eskalację. Do przykładów należą niebezpieczne obchodzenie się z chemikaliami, brak wymaganej prawem dokumentacji produktu, poważna niezgodność środowiskowa, łapówkarstwo, praca przymusowa, praca dziecięca, fałszerstwa w rejestrach, poważne naruszenia bezpieczeństwa danych lub odmiana reakcji na istotne ryzyka. Jeśli dostawca nie może lub nie chce naprawić krytycznego problemu, Grupa Kautschuk może zawiesić kwalifikację, ograniczyć zamówienia lub zakończyć współpracę w ramach odpowiednich postanowień umownych i prawnych.
Ciągłe doskonalenie
Celem kontroli dostawców nie jest wyłącznie eliminacja; służy również poprawie. Wolimy przezroczystych dostawców, którzy szybko identyfikują problemy, jasno komunikują i niezawodnie je naprawiają. Wyniki dostawcy, ryzyka zrównoważonego rozwoju oraz historia działań naprawczych mogą wpływać na status preferowanego dostawcy, decyzje zakupowe oraz długoterminowe planowanie partnerstw.
Powrót do Strategii Zrównoważonego Rozwoju
English